Guía Último Kilómetro

Crear cliente

Ventas General > Clientes > Nuevo

Ir al menú General > Clientes y pulsar Nuevo.
Llenar datos personales: tipo de identificación, documento, nombres, apellidos, correo, género, estado civil y fecha de nacimiento (se elige en el calendario: primero el año, luego mes y día).
Término de pago: siempre queda en 10 Días.
Tipo de régimen: siempre Simple de tributación.
Pulsar Adicionar ubicación: ciudad (ej. SOACHA - Cundinamarca), celular y la dirección. La dirección solo se llena con el botón generador de direcciones, no se escribe a mano.
Guardar el cliente.

Ventas Contratos > Estados Contratos > Creación > Nuevo

Ir a Contratos > Estados Contratos > Creación y pulsar Nuevo.
Elegir Cliente (el que se creó), Proyecto, Tipo de contrato (Fibra, FTTC o Servicios adicionales) y Tipo de servicio (Internet, Telefonía o Televisión).
Barrio: escribir y elegir el nombre exacto de la lista. Estrato social: el que corresponda.
Marcar siempre Solo autorizar titular. Con esto el autorizado queda en N/A y la dirección, celular y correo se toman del cliente.
Latitud y longitud: se obtienen con Google Maps (pin en la casa) y se pegan en los campos. Sin coordenadas no se habilita Guardar.
Torre, Nodo y Distancia: se dejan vacíos.
Día de corte: 1. Días de vencimiento: 2. Periodicidad: Mensual. Cláusula de permanencia: sin marcar.
Pulsar Guardar. Se habilitan las pestañas Detalle, Documentos anexos y Firma.

Contrato subsidiado: NUNCA se marca.
Facturar con DIAN: solo se marca en contratos de Internet. Revisar después de guardar: a veces vuelve a aparecer marcado.
Se crea un contrato por cada servicio (internet, TV, telefonía), incluso si el cliente contrata un combo.

Ventas Contrato > pestañas Detalle, Documentos anexos y Firma

Pestaña Detalle > Adicionar producto > lupa > filtrar por Nombre (ej. COMBO 300M FTTH) > Seleccionar. Cantidad 1; precio e impuesto se llenan solos > Aplicar.
Pestaña Documentos anexos: subir solo estos dos documentos: el recibo de servicio público, donde se vean la dirección y el estrato, y la foto del documento de identidad por ambos lados (foto, no fotocopia).
Pestaña Firma, según el servicio: en Internet se usa Firma online: aparece un enlace que se debe enviar al cliente para que firme. En Televisión se usa Dibujar firma: la firma la puede dibujar el asesor, no hace falta el usuario, y se pulsa Guardar firma.
Pulsar Enviar a revisión.

Excepción: si el usuario está frente a frente con el vendedor, puede dibujar él mismo la firma en Dibujar firma. Esto solo aplica para el contrato de Internet.
En Televisión, UK se usa para que el usuario pueda pagar en línea y para hacerle seguimiento; la firma legal del usuario se hace en SAE.

Revisión Contratos > Estados Contratos > Revisión

Abrir el contrato con el lápiz Editar, que aparece a la derecha de la información del contrato.
Desplazarse hasta la parte inferior del contrato e ir a la pestaña Firma.
Aprobar la firma en la opción que corresponda: en Televisión se aprueba en Dibujar firma (la dibujó el asesor); en Internet se aprueba en Firma online, o en Dibujar firma si el vendedor le pidió al usuario que firmara en terreno. Al aprobarla queda «Ya fue aprobado».
Siempre marcar No generar primer factura. Es irreversible; si se olvidó, hay que devolver el contrato a revisión con un motivo y marcarla.
Pulsar el botón verde Aprobar y luego Guardar.

Botones de la pantalla: Aprobar firma, Guardar, Aprobar, Devolver a creación, No generar primer factura, Eliminar contrato.
Con No generar primer factura, el contrato pasa directo a Instalaciones > Pendientes.

Agendamiento Instalaciones > Pendientes

Ir a Instalaciones > Pendientes, buscar el contrato y abrirlo con el lápiz Editar (a la derecha de la información del contrato).
Pestaña Asignar técnico: llenar PPPoE asignada y PPPoE contraseña (obligatorios; vienen prellenados).
Elegir Fecha de programación: primero el día y luego la hora. Elegir Hora inicio y Hora fin estimadas y pulsar Guardar.
Pulsar Adicionar técnico, elegir el empleado, marcar Responsable y pulsar Aplicar.
Pestaña Material a gastar: dejarla vacía (con materiales sin existencias no deja continuar).
Pulsar Mandar a en proceso.

Si el técnico no aparece al buscar por nombre y apellido, buscar solo por el nombre.

Técnico Instalaciones > En Proceso > Acciones > Editar

Entrar a Instalaciones > En Proceso, Acciones > Editar.
Pestaña Soportes de instalación: subir las fotos obligatorias: cableado interno de la casa, ubicación del router, serial del router y test de velocidad. Las demás son opcionales.
Pestaña Firma cliente: Dibujar firma y Guardar firma cliente.
Pestaña Finalizar instalación: elegir Fecha inicio y Fecha fin, marcar Instalación finalizada?, dibujar la firma del técnico y pulsar Guardar firma técnico.

El cierre lo hace Guardar firma técnico; el botón Guardar de abajo solo guarda coordenadas.
Para finalizar no es obligatorio llenar Material gastados ni Aprovisionamiento.

Agendamiento Instalaciones > En Proceso > Acciones > Editar

Entrar a Instalaciones > En Proceso y abrir el contrato.
Pestaña Material gastados > Datos instalación: elegir el Nodo de la lista y pulsar Guardar datos instalación. Sin nodo no deja completar (los demás campos no son obligatorios).
Pulsar el botón verde Completar instalación.
En la ventana, elegir la Fecha y el Día de corte y pulsar Completar instalación.
Verificar en Instalaciones > Completas: el contrato aparece con servicio y activo en SÍ.

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Lo que más se olvida

Contrato subsidiadoNunca se marca.

Facturar con DIANSolo en contratos de Internet.

Término de pagoSiempre 10 días.

Día de corte / vencimiento1 y 2 al crear el contrato.

Un contrato por servicioInternet, TV y telefonía van en contratos separados.

DirecciónSolo con el generador de direcciones.

Material a gastarVacío al agendar.

NodoObligatorio para completar la instalación.